入会規約について
第1条(名称)
本教室は、早稲田こどもフィールドサイエンス教室(以下「本教室」)と称する。
第2条(適用)
本規約によって定める条項は本教室に適用されるものとする。
第3条(運営)
本教室の設置運営は、株式会社早稲田大学アカデミックソリューションが行う。所在地は東京都新宿区西早稲田1丁目9番12号とする。
第4条(目的)
本教室は、自然を対象にしたフィールドワーク活動などを通して、自然に親しみ、自然を慈しむ感性を養うと共に、実体験の中から科学的な思考方法や知識、技能を身につけ、さらに、集団で行動する経験を通して互助の精神や社会性などを身につけることを目的とする。
第5条(活動期間)
本教室における活動期間は単年度とし、4月1日から翌年3月31日までとする。
第6条(会員制度)
本教室は会員制とする。会員の有効期間は、第5条に定める期間とする。ただし、第10条に定める手続きを取ることで、会員有効期間を単年度ごと継続できるものとする。
第7条(入会資格)
本教室に入会し活動する者は、次の要件を備えていなければならない。
年長児、小学校1年生から5年生の者。
意欲と探求心をもって活動に取り組める者。
心身共に健全である者。
他人に迷惑になる行動（他人を傷つけない、授業を阻害する言動など）をとることなく、協調性をもって活動に参加できる者。
講師スタッフの指示を守れる者。
教具備品などを大切に扱える者。
トイレや食事など、過度な補助なく活動に参加できる者。
第8条(入会手続き)
本教室に入会を希望する者は、次の手続きをしなくてはならない。
教室ウェブサイトに記載の本規約、契約条項の内容に同意の上、お申込みフォームから定められた情報を入力し、教室宛てに送信する。
入会金、諸経費および活動参加費の決済完了をもって、会員となる。
第9条(途中入会)
4月1日以降でも、会員が当該年度の定数に達していない場合は、本教室は必要に応じて途中入会を受け付けることができるものとする。その場合、入会を希望する者は、費用の払込と第8条同様の手続を行う。また、途中入会に伴う入会金・継続事務費の減免は行わない。
第10条(次年度以降の活動参加)
会員が、入会次年度以降の活動参加を希望する場合は、継続事務費、諸経費および活動参加費を支払うことで、会員有効期間を単年度ごと継続できるものとする。
第11条(退会)
本教室を退会する場合は、退会を希望する月の前月15日までに教室あてに届け出るものとする。なお退会を希望する場合、教室ウェブサイトのお問い合わせページや電子メールで退会の意向を本教室に届け出る必要がある。退会の意向受領後、教室から活動参加費等の精算金額の連絡を行う。精算金額の了承を確認後、教室から送られる退会に関する書類等の手続きが終了することで退会手続き完了となる。精算は退会手続き書類の受領後、1か月以内に実行するものとする。なお、口頭、代理人(保護者を除く)による退会の受付は行わない。
第12条(休会)
本教室を休会する場合は、休会を希望する月の前月15日までに教室あてに届け出るものとする。なお休会を希望する場合、教室ウェブサイトのお問い合わせページや電子メールで休会の意向を本教室に届け出る必要がある。休会の意向受領後、教室から活動参加費等の精算金額の連絡を行う。精算金額の了承を確認後、教室から送られる休会に関する書類等の手続きが終了することで休会手続き完了となる。精算は休会手続き書類の受領後、1か月以内に実行するものとする。なお、口頭、代理人(保護者を除く)による休会の受付は行わない。
休会をした場合、当該年度での復会は原則認められない。
休会し次年度以降に復会する場合は、復会希望年度において第10条に定める継続事務費、諸経費および活動参加費を支払うことで会員の登録を維持できるものとする。
なお、口頭、代理人(保護者を除く)による復会の受付は行わない。
第13条(会員の除名)
会員またはその保護者が次の各号に該当する行為を行ったときは、本教室は会員を除名することができる。その場合、該当事由発生日以後のすべての活動（自宅課題プログラムも含む）への参加や、再入会や復会は認められない。
本規約に違反したとき。
会員データシートに、事実と異なる記載を行ったとき。
他の会員に迷惑を及ぼしたとき。
本教室の正常な運営に支障が出るような行動、行為を行ったとき。
活動に伴う指示、指導に十分に従わないと判断されたとき。
活動参加日の7営業日前までに当該活動の参加費の支払いがなかったとき。
参加費の納入が支払い期限から3か月以上なかったとき。
第14条(入会金、参加費等の支払い)
本教室に関する費用は、入会金(または継続事務費)および諸経費と活動参加費とする。
入会金は入会時のみの支払いとする。いったん退会した者が再度入会するときには、入会金を支払わなければならない。費用の支払方法はクレジットカード決済によるものとする。
第15条(会員証)
会員に対しては入会にあたり会員証を発行する。会員は活動に参加する際には会員証を携帯しなければならない。会員証を紛失あるいは毀損して再使用できない場合は、速やかに教室に届出をし、再発行の手続きをとるものとする。その際、所定の手数料を支払うものとする。
第16条(会員情報の変更等)
会員は住所、連絡先その他入会申し込み手続きの際の届け出事項に変更があった場合は、すみやかにその旨を教室ウェブサイトのお問い合わせページや電子メール、文書にて本教室まで届け出るものとする。本届出がない、または遅滞したことによる不利益及びこれに伴って発生した追加費用等は会員が負担するものとする。
第17条(活動)
本教室の活動は、当該年度内のフィールドワーク(野外実習)等で構成される。フィールドワークは、概ね土曜日、日曜日、および祝日に行うが、時期によって平日も行う。フィールドワークの時間帯は、概ね午前7時から午後6時までとするが、実施する内容により時間帯が前後することがある。
第18条(日程)
本教室の活動日程は教室案内に記載の日程に拠るものとする。
但し、各日程の申し込み状況等に応じて変更が生じる場合がある。
第19条（最少催行人数）
催行予定の活動の参加予定者が該当テーマの初回日程の1か月前時点で参加者が15人に満たない場合は、本教室は参加予定日の活動を中止する可能性がある。その場合、第23条の規定に基づき対応するものとする。
参加予定日の12日前の時点で各集合解散場所の申込み人数が6名に満たない場合は、本教室は希望する場所での集合解散を中止する可能性がある。その場合、他の集合解散場所への変更を求めるものとする。
第20条（振替等の扱い）
申込が確定した日程において、会員側の都合により参加出来ないときには、残席のある同じテーマの他の日程または別のテーマの日程に振り替えて参加することが出来るものとする。また、申込が確定した日程の10日前を過ぎて振替をする場合、所定の振替手数料が発生する。
但し、次年度および他クラスへの振替はできない。
振替のルールは次の通りとする。
振替を希望する日程（別のテーマも含む）10日前までに本教室に到着する形で振替の届けを行う。届けは、原則教室ウェブサイトから行うものとするが、電子メール、文書による届けもその限りではない。電話、口頭、代理人（保護者を除く）による届けは受け付けない。
同じテーマの他の日程または別のテーマに振り替えることが出来なかったときには、年度末に行われる「特別振替」に参加することで、振替に代えるものとする。
「特別振替」にも参加出来ない場合、教材を支給することで参加に代えるものとし、返金等は行わない。
第21条(不参加の連絡と振替の権利失効)
参加予定の活動(フィールドワーク)に何らかの理由で参加出来なくなったとき、会員の保護者はその旨の連絡を必ず行うものとする。参加予定日直前の平日17時までは本教室に、電話または、電子メールで連絡し、それ以降活動日前日（17時から20時まで）および活動日当日（出発時間の1時間前以降）までは引率責任者に連絡するものとする。代理人による届けは受け付けない。また不参加の旨事前連絡があっても活動予定日より7営業日以内に振替の連絡がない場合、振替の権利を失効するものとする。この場合は教材等を支給することで参加に代えるものとし、返金等は理由に関わらず行わない。不参加について事前に何らかの連絡がなかったとき、会員は他の日程または別のテーマへの振替の権利を失う。この場合も教材等を支給することで参加に代えるものとし、返金等は理由に関わらず行わない。
第22条(活動中止の判断)
天候不良における催行中止判断について活動(フィールドワーク)中止の判断は、通常は活動日前々日の天気予報の内容で判断し、それが難しいときは前日の天気予報で判断する。いずれの場合でも中止の判断が出たときには、その直後に参加予定者全員に電子メールまたは電話で連絡し、合わせて教室Webサイトのお知らせに中止連絡を掲載する。仮に活動日の天気予報が雨でも、中止の連絡がないときには予定通り活動を催行する。催行途中における中止判断について会員の安全面等の観点により本教室が催行中の活動を継続できないと判断した際、本教室は速やかに対象の会員保護者に対し催行中止について連絡する。その他有事における催行中止判断についてその他有事により活動を実施することが困難であると本教室が判断した際は、予定していた活動を中止する場合がある。
第23条(活動中止の場合の扱い)
大雨または降雪など天候不良によって予定した日の活動が中止になった際の参加者は、
残席のある同じテーマの別の日程、もしくは申し込んでいない残席のある別テーマの日程への振替参加を検討する。
同テーマ、別テーマの日程に参加できないときには、「特別振替」に参加することで、振替に代えるものとする。
「特別振替」にも参加出来なかったときは、中止になったテーマの教材等を本教室から支給することで参加に代えるものとし、返金等は行わない。但し、活動日程が最少催行人数に満たない場合や上記以外の有事（緊急事態宣言の発令など）によって予定した日の活動が中止になった際の参加者で、上記1～3に振替ができなかった場合は対象の中止回の活動参加費を原則全額返金するものとする。また、この場合、中止により参加申込回数が必須回数を下回った場合でも入会金・継続事務費の減額・返金は行わない。
第24条(免責)
本教室内及びフィールドワーク参加時に発生した会員の所持品の盗難および所持品の紛失、毀損について本教室は一切の責任を負わないものとする。
忘れ物については、原則として本教室で活動終了から１０営業日保管した後、引取がないときには処分する。
第25条(賠償責任)
会員は、自らの責任で活動に参加するものとする。教室は、活動中における傷害等について、教室側に重大な過失がある場合を除き、責を負わない。活動中の傷害等の補償については、教室が加入する保険の範囲内とする。
第26条(加害責任)
本教室での活動中に、会員が他の会員に対して暴行などを働き、そのことに起因して傷害などの事故が発生したとき、本教室の補償としては教室が加入する保険の範囲内とし、それ以上の補償については、加害の会員側が負うものとする。
第27条(物損)
本教室での活動中に、会員が教室の教具備品等を毀損したとき、その原因が教室側の指導に従わないなど、会員の使用方法に明らかに問題があると認められるときには、会員の保護者は損害を賠償しなくてはならない。
第28条(禁止事項)
以下の事を禁止事項として定めるものとする。
他人を誹謗、中傷する事。
他人に対する暴力行為や威嚇行為。
施設内や実習地での落書きや施設の毀損。
活動日に携帯のゲーム機などを持ち込む事。
教室が認めたとき以外の携帯電話の使用。
その他、他の会員の迷惑となる行為。
第29条(規約の改定)
本教室は必要に応じて規約の改定を行う事が出来るものとする。重要な改定については、必要に応じて会員保護者に周知するものとする。
第30条(施行)
本規約は2024年1月1日より施行される。
2023年12月11日改訂